ADS-PersonalLeistungsanalyse®

Der Personalaufwand gehört in den meisten Unternehmen zu den größten Aufwandspositionen – damit wirkt er sich entscheidend auf den Erfolg aus. Als Unternehmer ist es in der Praxis jedoch oft schwierig, den Personalaufwand richtig einzuschätzen. Mit unserer ADS-PersonalLeistungsanalyse® betrachten wir gemeinsam den Personalbestand Ihres Marktes, um in jeder Abteilung die richtige Anzahl an Mitarbeitern einzusetzen: Unsere Experten vergleichen die Umsatzsituation und den Personalbestand in den einzelnen Abteilungen Ihres Marktes mit denen vergleichbarer Referenzmärkte. Mithilfe der Daten zur Mitarbeiterproduktivität dieser Referenzmärkte ermitteln wir den Personalbedarf für jede Abteilung und gleichen ihn mit dem tatsächlichen Personalbestand ab.

Im Anschluss an diesen Soll-Ist-Vergleich erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen Maßnahmen, die Ihre Personalstruktur verbessern und die Leistung des Personals optimieren. Unser Fokus liegt dabei nicht allein darauf, den Personalaufwand zu senken. Vielmehr wollen wir erreichen, dass Sie mit dem Personal, das Sie haben, ein optimales Ergebnis erzielen. Denn was für Sie zählt, ist, die Mitarbeiter an der richtigen Stelle zu haben.


ADS-PersonalLeistungsanalyse - Beispiel eines EDEKA-Marktes, Südbayern

In der Zeit der Unternehmensgründung basieren die Aufwendungen für Personal auf Planungsannahmen. Aber wie ist der Personalaufwand in der Folge bei einem bestehenden Markt zu bewerten? Für eine solche Bewertung bieten sich Unternehmensvergleiche innerhalb derselben Branche an. Verschiedene Personalkennzahlen wie beispielsweise das Verhältnis von Personalaufwand und Rohgewinn oder der Personalaufwand je Personalstunde ermöglichen eine Einschätzung des eigenen Personalaufwands.

Im Süden Deutschlands waren bei einem ­EDEKA-Kaufmann und seinem Markt mit knapp 1.500 Quadratmetern Verkaufsfläche diese Kennzahlen knapp ein halbes Jahr nach Markteröffnung im Sommer 2014 vergleichsweise negativ ausgeprägt. Die betriebswirtschaftliche Auswertung in Form der »ADS-UnternehmensAnalyse« zeigte eindeutigen Handlungsbedarf im Bereich der Personalaufwendungen im Vergleich zum Plan. Der Personalaufwand vom Rohgewinn bewegte sich um die 65 Prozent, die Mitarbeiterproduktivität bewegte sich unter dem Durchschnitt und auch die Kennzahl Personalaufwand je Personalstunde war als zu hoch einzustufen.

Grund für eine niedrige Mitarbeiterproduktivität kann ein nicht optimaler Einsatz der Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen sein. Ein hoher Aufwand je Personalstunde kann hingegen an der Höhe der vereinbarten Löhne und Gehälter oder den Lohnnebenkosten liegen. Gemeinsam mit Marius Mayer aus der ADS-Niederlassung Landshut fiel somit im Dezember 2014 die Entscheidung für die »ADS-PersonalLeistungsanalyse«, in deren Zentrum die Ermittlung des gegenwärtigen Personalbestands in den Abteilungen und daraus abgeleitet die optimale Besetzung in jeder Abteilung steht.

Dies erforderte zu Beginn die Aufnahme des Ist-Personalbestands in den neun Abteilungen und der Postagentur des Marktes sowie eine Zuordnung der entsprechenden Umsatzanteile am Gesamtumsatz. Daraufhin war der Vergleich der Umsatzsituation und des Personalbestands der einzelnen Abteilungen sowie der Agentur mit vergleichbaren Referenzmärkten möglich.

Mithilfe der Kennzahl der Mitarbeiterproduktivität dieser Märkte konnte eine Ermittlung des tatsächlichen monatlichen Personalbedarfs für jede Abteilung und die Agentur des EDEKA-Marktes erfolgen. Ein anschließender Soll-Ist-Vergleich auf Abteilungs- und Agenturebene zwischen dem ermittelten Personalbedarf und tatsächlichem Personalbestand zeigte daraufhin in einzelnen Abteilungen teilweise gravierende Abweichungen auf der Basis von Arbeitsstunden und Arbeitskräften.

Analyse und Maßnahmen

Diese Analyse stellte die Grundlage für die gemeinsame Erarbeitung von Maßnahmen durch ADS-Berater Marius Mayer und seinen ­EDEKA-Mandanten dar. Neben einer Senkung des Personalaufwands bestand das Ziel in der Verbesserung der Leistung mit dem bestehenden Personal. Dafür wurden zuerst Maßnahmen zur Steigerung des Gesamtumsatzes umgesetzt – wie etwa die Verteilung von Werbezetteln in ausgewählten Gebieten, die Organisation von Veranstaltungen im Markt und das Engagement in örtlichen Vereinen.

Auf Abteilungsebene des Marktes zeigte sich vor allem die Bedienungsabteilung mit den Warengruppen Fleisch und Wurst, Käse und Fisch auffällig, die einen sehr geringen Deckungsbeitrag II aufwies. Zur Steigerung des Rohgewinns in dieser Abteilung wurde daher im Bereich der Metzgertheke das Angebot insgesamt optimiert und über Snack-Angebote eine Veredelung herbeigeführt. Die Schulung von eingesetzten Mitarbeitern an der Käsetheke zum Thema Käse verbesserte das Fachwissen und sorgt seitdem für eine noch umfassendere Beratung der Kunden. Das Angebot an Fisch im Thekenbereich wurde auf freitags eingeschränkt.

Die personelle Überdeckung in einzelnen Abteilungen konnte in einem ersten Schritt durch Abteilungswechsel aufgelöst werden. Der hohe Personalaufwand je Personalstunde hatte in dem Markt nach näherer Analyse seine Ursache in einem vergleichsweise hohen Lohnniveau. Nach Einführung eines Prämiensystems und Einzelgesprächen mit den Mitarbeitern konnten Kündigungen vermieden werden.

Die Umsetzung und Erfolgskontrolle der Maßnahmen wurde in monatlichen Gesprächen zwischen dem Mandanten und Marius Mayer fortlaufend abgestimmt und bewertet. In der Gesamtheit konnte der Kaufmann somit die Personalstruktur und Leistung des Personals in seinem EDEKA-Markt nachhaltig verbessern.

Bei der Personalplanung mit der ADS steht – sowohl bei der Eröffnung eines Marktes als auch bei einem bereits bestehenden EDEKA-Markt – die optimale Verteilung des Personals im Vordergrund, die im Erfolg des Unternehmens sichtbar wird. Dabei ist es auch notwendig, sich ein Gesamtbild des Unternehmens zu verschaffen. Das bedeutet, nicht nur einzelne Vergleichs- und Kennzahlen zu betrachten, sondern immer auch die Philosophie des Unternehmers, den Standort und soziale Aspekte mit einzubeziehen. Denn nur die ­Gesamtbetrachtung ermöglicht eine kompetente Bewertung des Personalaufwands.

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