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Besprochene Kassetten als Fahrtenbuch?

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Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden – so die Auffassung der Finanzverwaltung und der Gerichte. Eine Datei, die mithilfe eines Computerprogramms erzeugt wurde, genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert und offengelegt werden. Diese Erfahrung machte nun auch ein Steuerzahler, der sein Fahrtenbuch mit einem Diktiergerät führte.

Jeweils zu Beginn einer Fahrt hielt er deren Zweck, das Datum und den Kilometerstand im Diktiergerät fest. Unterwegs ergänzte er mündliche Anmerkungen zu besonderen Vorkommnissen (wie Staus oder Straßensperrungen, Umleitungen) und gab am Ende wiederum den Kilometerstand an. Während der Spracheingaben lief das Radio, um seine Angaben zu untermauern. Durchschnittlich zweimal pro Woche übertrug seine Sekretärin die Ansagen in Excel-Dateien, deren Blätter jeweils am Jahresende gebunden wurden. Die Bänder bewahrte der Kläger ebenfalls auf, ohne sie zu überspielen.

Dennoch erkannten das Finanzamt und das Finanzgericht Köln dieses Fahrtenbuch nicht an.

Nach Auffassung der Richter können die besprochenen Kassetten jederzeit geändert bzw. komplett neu besprochen werden. Hätte der Steuerzahler versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, so wäre dies nicht feststellbar. Zudem seien die Bänder nicht gegen Verlust gesichert, und es ließe sich nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfen, ob die Informationen von den Bändern korrekt in die Excel-Tabellen übertragen worden seien. Ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch sei nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt werde, so die Richter.