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Frau in einer Bilbliothek

Elektronische Rechnungen gewinnen für kleine und mittelständische Unternehmen stetig an Bedeutung.

Aus gutem Grund: Der Umstieg von der Papier- auf die elektronische Rechnung spart Zeit und Geld. Elektronische Rechnungen sollen Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen: Erstellung, Versand, Übermittlung, Eingang und Archivierung laufen möglichst vollständig automatisiert ab. Wichtig ist dabei dennoch: Unabhängig davon, welche Form die elektronische Rechnung hat und auf welchem Weg der Empfänger sie erhält, muss dieser ihre Ordnungsmäßigkeit prüfen und das Original archivieren. Ein Handy ist beispielsweise nicht geeignet, um eine E-Mail zu speichern.  

Neuere Verfahren wie SAP BillerDirect bieten dem Rechnungsempfänger an, über einen Web-Zugang eine elektronische Rechnung nur noch einzusehen und extern archivieren zu lassen. Um solche Verfahren anzuwenden, muss der Empfänger jedoch nicht nur dem elektronischen Rechnungsaustausch zustimmen. Auch müssen beide Seiten eine Vereinbarung über die Archivierung der Eingangsrechnungen treffen. Sind sich Aussteller und Empfänger über den elektronischen Rechnungsaustausch einig, muss der Empfänger die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung prüfen, um die Vorsteuer abziehen zu können. Durch einen innerbetrieblichen Prüfpfad muss er sicherstellen, dass die Herkunft der Rechnung echt ist und dass die übertragenen Daten unversehrt sind. Darüber hinaus muss er gewährleisten, dass die Rechnung lesbar ist. Ebenso wie bei Papierrechnungen ist es natürlich auch hier wichtig zu prüfen, ob die Rechnung alle umsatzsteuerlich notwendigen Angaben enthält (z. B. eindeutige Leistungsbeschreibung, Rechnungsnummer).  

Indem er die Rechnung einsieht, dokumentiert der Rechnungsempfänger in diesem Verfahren die steuerlich notwendige inhaltliche Prüfung und den Zugang einer Rechnung. Damit sichert er den Vorsteuerabzug in dem Monat, in dem er die Rechnung eingesehen hat. Wenn Sie am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen, sollten Sie deshalb zum Monatsende unbedingt alle Rechnungen des jeweiligen Monats eingesehen haben. Wenn Sie die Rechnungen später einsehen, erhalten Sie auch die Vorsteuer entsprechend später erstattet.   All dies gilt unabhängig davon, in welcher Form und auf welchem Weg die elektronische Rechnung zum Empfänger gelangt ist. Eine Rechnung, die ungeprüft (und ungelesen) in einem externen Speicher schlummert, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Ob elektronisch oder auf Papier – eine Rechnung ist ein Handelsbrief, dem man immer eine entsprechende Bedeutung zukommen lassen sollte.