Partner der DATEV

Als langjähriger Partner der DATEV stellen wir Ihnen hier DATEV Unternehmen online vor. Bei Interesse nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Was ist das Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist eine Online-Anwendung mit höchsten Sicherheitsstandards und gesichertem Zugang, die individuelle Möglichkeiten und Einsatzszenarien im Unternehmen schafft.

Ihre Belege, Auswertungen und die Anwendungen stehen Ihnen immer und ortsunabhängig zur Verfügung. DATEV Unternehmen online ist eine flexible Arbeitsplattform, die Sie bei Ihren täglichen betrieblichen Abläufen unterstützt und Ihre Belege revisionssicher archiviert.

Die Funktionsweise

Mit DATEV Unternehmen online können Sie Belege elektronisch an Ihren ADS-Berater übermitteln. Anstatt Ihren Ordner mit den Belegen aus der Hand zu geben, scannen Sie künftig die Belege und senden sie per Knopfdruck ins DATEV-Rechenzentrum, wo sie automatisch digitalisiert und revisionssicher archiviert werden. Tankquittungen können sogar mit dem Mobiltelefon abfotografiert und direkt ins Rechenzentrum hochgeladen werden. Mit DATEV Unternehmen online hat das Suchen und  Warten auf die Rechnungsbelege ein Ende. Belege, die bereits in digitaler Form vorliegen (z. B elektronische Rechnungen), legen Sie GoBD konform ab und übertragen sie per Mausklick durch den DATEV-Belegtransfer in den Posteingang von DATEV Unternehmen online. Hier werden die Belege revisionssicher für einen Zeitraum von 10 Jahren abgelegt. Durch die Verwendung einer persönlichen DATEV Smartcard bzw. DATEV mIdentity geschieht dies über eine sichere Internetverbindung.

Zusätzliche Funktionen

Je nach Nutzungsumfang bietet DATEV Unternehmen online eine Vielzahl von Möglichkeiten.
Folgende Module sind nutzbar:

  • Belegverwaltung online
  • revisionssicheres Archiv
  • Zahlungsverkehr online
  • Bankkonto online
  • Kontoumsätze online
  • Lohnzahlungen online
  • Auswertungen online
  • Kassenbuch online
  • RG_Eingangsbuch online
  • RG_Ausgangsbuch online  

Bei einer Buchführung ohne Rechnungseingangs- und Ausgangsbuch können Sie die Belegbilder direkt in der Anwendung „Belege“ sicher und geschützt bearbeiten und über die Suchfunktion innerhalb kürzester Zeit wiederfinden. Das gilt für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren.  

Über die Prozessschritte „Zahlungsverkehr“ und „Verbuchung“ wird im Rahmen der Finanzbuchführung nur noch das elektronische Belegbild herangezogen. Buchungsinformationen wie „gezahlt“ bzw. „gebucht“ verknüpft das System automatisch mit dem Belegbild. Dank einer integrierten Zahlungsfunktion lassen sich offene Rechnungsbeträge per Mausklick mithilfe gängiger Sicherungsverfahren elektronisch an das jeweilige Kreditinstitut übermitteln – je nach Kreditinstitut wahlweise über EBICS oder mit TAN.  

Sind in der Buchführung Konten für Kunden und Lieferanten angelegt, arbeiten Sie mit der „Belegverwaltung online“ und den „Geschäftsbüchern online“. Die Belegbilder werden nach Geschäftspartner als Ein- und Ausgangsrechnung erfasst. Die Rechnungen können unter Berücksichtigung des Skontoabzuges fristgerecht bezahlt werden. Vorab stehen damit schon umfangreiche Auswertungen zur Verfügung. In beiden Lösungen besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Papierbelege zu vernichten – vorausgesetzt, Sie nutzen strukturierte Belegprozesse und erstellen mit Ihrem ADS-Berater eine Verfahrungsdokumentation. Die Belege werden revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert und lediglich regelmäßig festgeschrieben, um sie vor ungewollten Veränderungen zu schützen.

Vorteile

Die Nutzung von DATEV Unternehmen online bringt Ihnen als Mandant einen wesentlichen Zeitgewinn. Sie können sogar täglich Buchungsbelege mit Ihrem Sachbearbeiter in der Zweigniederlassung austauschen, der dann Fälligkeitslisten, Mahnungen oder Kostenauswertungen unkompliziert erstellen kann. Schon wenige Tage nach dem Monatswechsel können Ihnen die fertigen betriebswirtschaftlichen Auswertungen in digitaler Form vorliegen. Die digitale Variante der Standardauswertungen hat erhebliche Vorteile. Die GoBD-Vorschriften zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und der zeitnahen Erfassung von Belegen werden gesetzeskonform eingehalten und protokolliert. Ihre Belege bleiben im Unternehmen und Sie haben ortsunabhängig Zugriff darauf. Hinzu kommt, dass der umständliche Belegtransport entfällt und keine aufwendige Sortierung der Pendelordner mehr notwendig ist. So lassen sich beispielsweise innerhalb der betriebswirtschaftlichen Auswertung die Zusammensetzungen der Zahlen über den Wertenachweis und das Kontenblatt bis auf den Beleg herunter analysieren. Für eine detaillierte Auswertung können Sie unsere digitale Unternehmensanalyse im ADS-ExtraNet nutzen. Dank übersichtlicher Auswertungen haben Sie Ihre alle relevanten Zahlen immer im Blick.  

Wenn Sie Ihre Papierbelege nach der Archivierung im Unternehmen online vernichten möchten, unterstützt die ADS Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zum „ersetzenden Scannen“ und führt mit Ihnen das jährliche Review im Rahmen eines Beratungsgesprächs durch.

Fassen wir die Vorteile noch einmal zusammen:  

  • Ihre Belege bleiben im Unternehmen – kein Belegtransport
  • doppelte Belegverwaltung entfällt
  • keine aufwendige Vorsortierung der Pendelordner
  • digitales und revisionssicheres  Belegarchiv mit höchsten Sicherheitsstandards
  • zeitaufwendige Belegsuche entfällt
  • ortsunabhängiger Zugriff
  • Zugriff auf alle Auswertungen der Buchführung und Lohnbuchhaltung
  • integriertes Kassenbuch
  • integrierter Zahlungsverkehr
  • bekannte und bewährte DATEV-Sicherheit
  • schnellerer Abschluss des Buchungsmonats
  • Absicherung per DATEV-SmartCard zum Schutz vor ungewolltem Datenzugriff
  • GoBD konforme Belegablage
  • Vernichtung der Papierbelege mit einer Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

Was folgt noch?

Zukünftig wird der Zugriff auf das DATEV Unternehmen online mit dem SmartLogin Verfahren (PIN/TAN Verfahren auf das Mobiltelefon)  möglich sein. Damit können Sie systemunabhängig von jedem Rechner aus auf das Unternehmen online zugreifen. Die DATEV entwickelt die Online-Anwendung laufend weiter. Schon seit Sommer 2016 steht die Auftragsbearbeitung mit neuen Funktionen bereit. Der nächste große Entwicklungsschritt ist die Integration der Geschäftsbücher in die Anwendung „Belege“.